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Politique de confidentialité
Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, notre entreprise sous-traitante vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles et de santé que vous nous confiées.
1/ Données-prospects B2B, demandes de renseignement, de devis et de rappel
Des données et renseignements sur nos clients potentiels B2B sont enregistrés par Easy2call S.A.S. qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte d’information concernant des interlocuteurs d’entreprises-clientes potentielles (nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone professionnel, fonction, …) est la détection de client potentiel, la gestion de la relation-prospect B2B précontractuelle. Seules la Direction, le personnel commercial et le personnel interne ou externalisé en relation avec les prospects sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation-prospect. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos prospects peut reposer sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant que société de service. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données prospects avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons que nos données prospects peuvent transiter en dehors de l’européenne via des solutions habilitées Privacy Shield (notamment Gsuite PRO, Google Keep, Wix) qui garantissent la protection de la vie privée.
2/ Données des interlocuteurs travaillants chez nos clients B2B
Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillants chez nos clients B2B sont enregistrées par Easy2call S.A.S. qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone professionnel, fonction, émargement, questions posées et réponses associées…) est la gestion de la relation client, le support-client, le suivi de projet et la facturation associée. Seuls la Direction, le service comptabilité et le personnel interne ou externalisé en relation avec les clients peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle. Nous signalons l’utilisation de plusieurs outils agréés Privacy Shield ou BRC approuvé (qui garantissent la protection de la vie privée) qui peuvent faire transiter les données de nos clients en dehors de l’union européenne : Gsuite PRO, Google Keep, Wix, Mailchimp… La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’un contrat de prestation de service ou notre intérêt légitime en tant que société de service ou l’obligation légale liée à une législation en vigueur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce).
3/ Données-clients de nos clients
Dans le cadre des missions confiées par nos clients, des données personnelles sur les clients sur de nos clients sont enregistrées par Easy2call S.A.S. en tant le sous-traitant de nos clients qui sont les responsables de traitement. La finalité de ce stockage d’information personnelle (nom, prénom, email, téléphone, adresse, fonction professionnelle, employeur, N° de carte de fidélité, N° d’abonnement) est l’exécution des missions confiées, le reporting de nos interventions et le suivi de dossier associé. La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans ou le temps de recours défini contractuellement s’il y a lieu. Seul l’équipe opérationnel et la Direction en cas de litige sont habilités à avoir accès aux données enregistrés. Nous signalons que nos données prospects peuvent transiter en dehors de l’européenne via des solutions habilitées Privacy Shield et certifiées iso27001 (notamment Gsuite PRO et Gmail) qui garantissent la protection de la vie privée. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur l’exécution d’un contrat de sous-traitance ou l’obligation légale liée à une législation en vigueur ou notre intérêt légitime en tant que société de service ou l’intérêt légitime de client qui nous missionne ou l’intérêt légitime des clients de nos clients.
4/ Cartes bancaires de nos clients et des clients de nos clients
De manière stricte et contractuelle avec nos employés, nos agents ont l’interdiction d’enregistrer les cartes bancaires des consommateurs de nos clients (parfois communiquées au téléphone). Dans le cas de nos agents externalisés, nous signalons que des données peuvent transiter en dehors de l’UE de manière sécurisée vers nos filiales via des garanties CCT (Clauses Contractuelles Types). En outre, concernant les cartes bancaires professionnelles de nos agences de voyage clientes, les données sont enregistrées sur une infrastructure hautement sécurisée iso27001.
5/ Annuaire et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par Easy2call S.A.S. qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
6/ Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectés par Easy2call S.A.S. (qui est le responsable du traitement) en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’un contrat d’achat. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
7/ Newsletters et invitations à des évènements
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par Easy2call S.A.S. qui est le responsable de traitement. Vous pouvez signaler à que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rare cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènement. Nous signalons aussi l’utilisation d’outils agréés Privacy Shield (qui garantissent la protection de la vie privée) qui peuvent faire transiter les données-newsletters en dehors de l’union européenne, notamment Mailchimp et Gsuite. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
8/ Candidature à un emploi ou demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi ainsi que les données éventuelles fournies par les anciens employeurs sont collectés par Easy2call S.A.S. et CENTRE d’APPEL Easy2call Inc (qui sont les responsables du traitement conjoints) en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls les responsables de services et d’équipe concernés, le personnel administratif concerné et la Direction sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des consultants externalisés en recrutement ainsi que des partenaires institutionnels ou exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques ou de cabinets de recrutement. Nous signalons que les candidatures peuvent transiter en dehors de l’européenne via les solutions Gsuite PRO et Wix habilitées Privacy Shield qui garantissent la protection de la vie privée. Nous signalons aussi le transfert éventuel des candidatures à nos filiales hors UE via des garanties CCT (Clauses Contractuelles Types).
9/ Traçabilité des appels téléphoniques
Un système de traçabilité des appels téléphoniques a été mis en place par Easy2call S.A.S. qui est le responsable de traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (téléphone entrant ou sortant et durée des appels) est le contrôle de l’efficacité et la gestion de litige éventuel. Seul la Direction et les responsables de services concernés sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 an. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
10/ Architecture informatique sécurisée
Nos données et celles de nos clients sont hébergées en France dans nos locaux sécurisés et nos datacenters externalisés (parfois hors UE) majoritairement certifiés iso27001 ou iso9001 et Privacy Shield (notamment Google Cloud) habilités à accueillir les données de l’Europe.
11/ Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables et RH externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse , ou courrier postal adressé à Service DPO, Easy2call SAS, 75 rue de Richelieu 75002 Paris. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
